рефераты, курсовые, дипломы >>> бухгалтерский учет и аудит

 

Документооборот в бухгалтерии

 

Министерство высшего и профессионального образования русской федерации

Сыктывкарский государственный институт

Финансово-экономический факультет

Кафедра Бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа на тему:

“Документооборот в бухгалтерии”

Научный управляющий:

Залевский В.А.

Исполнитель:

Студент 427 группы

Мантарков Г.Х.

Сыктывкар 2001

План


ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………3

1. главные этапы документооборота……………………………………..4

1. Составление и оформление документов………………………………..4

2. Прием и регистрация документов……………………………………...12

3. Контроль за исполнением документов………………………………...16

4. Передача документов в архив…………………………………………..19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………….……………...…22
перечень ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….…………23
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….24

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - это движение документов от момента их составления либо получения от остальных организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас огромную актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит фуррор хоть какой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления нужно улучшение работы с документами, так как всякое управленческое решение постоянно базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, компанию и культуру труда управленческих работников. От того, как мастерски ведется документация, зависит фуррор управленческой деятельности в целом.

мишень данной работы состоит в том, чтоб изучить главные этапы документооборота.

задачки: разглядеть как верно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; изучить контроль за исполнением документов; разглядеть этапы передачи документов в архив.

1. главные этапы документооборота:

1.1. Составление и оформление документов;

чтоб документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. До этого всего, нужно, чтоб документ был составлен на бланке. Только при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге либо на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается внедрение бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Написание документа делается чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке либо средствами механизации. Некие документы, к примеру чеки, кассовые ордера и т.П., Обязаны заполняться лишь чернилами. Не разрешается заполнять документы обычным карандашом, так как в таковых документах просто стереть написанное и заменить его иным. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным наполнением всех нужных реквизитов.
Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтоб давать правильное отражение операций в полном согласовании с реальностью. Текст и числа документа требуется писать верно и разборчиво, так, чтоб не допускать способности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и остальных дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строчки и графы на бланке документа нужно прочеркивать с тем, чтоб в этих пробелах не могло быть что-или вписано либо дописано потом. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) Сумму требуется указывать не лишь цифрами, но и прописью, т.Е. Словами. Документ обязан быть обеспечен всеми подписями, необходимыми для дизайна регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтоб можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа нужно:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами либо химическим карандашом, или на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. верно и разборчиво писать текст и числа;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы нужно составлять своевременно, т.Е. Сразу с совершением операции или конкретно вслед за её совершением.
Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

некие документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями).
Это выполняется традиционно автоматом сразу с составлением документа методом оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов употребляются для разных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их в разные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно узкой чертой так, чтоб можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается верная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна лишь одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной данной числа, а нужно исправить все число. К примеру, заместо 127 написано неверно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть лишь цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а нужно зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу либо на полях) делается оговорка, к примеру "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) Исправление ошибок не допускается совсем. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается поновой на другом бланке.

Так как документы имеют огромное значение не лишь в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении свойства документов, в особенности своевременности и правильности их составления и дизайна, существует серьезный порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, до этого всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще крупная ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи.
Особая ответственность возлагается на главенствующего либо старшего бухгалтера как управляющего учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную либо уголовную ответственность за неверное или небрежное составление и оформление документов, утерю либо порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.П.[1]

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и компаний документов, типизации их формы, понижения трудовых, временных и материальных издержек на их подготовку и обработку, заслуги информационной сопоставимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В базе сотворения УСД лежит способ унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Сразу разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его частей, которые именуются реквизитами (подпись, печать, текст, заглавие вида документа и т.Д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-эталон разрабатывается при разработке системы документирования и представляет собой графическую модель либо схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, размещение неизменных и переменных реквизитов.

Государственный эталон русской Федерации Р 6.30-97
«Унифицированные системы документации, Система организационно- распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает практически наибольший набор реквизитов для хоть какого из управленческих документов и их месторасположение на картонном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некие из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет еще меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб русской Федерации (01) изображается лишь в вариантах, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.

Герб субъекта русской Федерации (02) помещают на бланках документов в согласовании с правовыми актами субъектов русской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий либо населенных пунктов.

Эмблема организации ила товарный символ (03). Эмблема компании — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, употребляется товарный символ. Изображение эмблемы упрощает поиск документа, но заменить наименование компании либо учреждения символом не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне наименования организации либо на верхнем поле документа.

Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и компаний (ОКПО) имеет все зарегистрированные компании. Он может быть проставлен заблаговременно типографским методом. Этот код является своеобразным доказательством правомочности организации – автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) обязан соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (06). Данный реквизит показывает в документе наименование организации, являющейся автором документа. Оно обязано соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное либо полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.

Наименования организаций субъектов русской Федерации, имеющих наряду с российским языком в качестве государственного государственный язык, печатают на двух языках - российском и государственном. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Справочные данные об организации (07).

Этот реквизит указывается лишь в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс компании связи, номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к денежным вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (08). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку дозволяет судить о назначении данного документа, описывает состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными знаками.

Дата (09). Дата является одним из главных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания либо утверждения, для протокола - дата проведения заседания.
Если авторами документа являются несколько организации, то датой документа считается более поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым методом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в согласовании с интернациональным эталоном.

Регистрационный индекс документа (10). сразу с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (к примеру) приказов, это традиционно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

На документах, составленных вместе несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11). Этот реквизит проставляется лишь на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим методом: на
№ 02-13/36 от 04.09.98.

Место составления либо издания (12).

Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.Е. Секретную либо информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки: «ДСП» (Для служебного использования), «Секретно»,
«Совершенно секретно».

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Резолюция (16)

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на коротких документах, выполненных на бумаге формата А5
(сопроводительные письма). Заголовок обязан быть очень маленьким и чётким. В заголовке обязано отражаться короткое содержание документа. Он нужен для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного чтения всего текста.

В одной строке заголовка обязано быть не более 28 символов. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок обязан грамматически согласовываться с заглавием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» либо «чего?».

Отметке в контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, выполнение которых взято на особенный контроль по поручению управляющего. Отметка о контроле - буква
«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленоватым) карандашом, фломастером либо особым штампом «Контроль». Размещается на уровне заголовка на левом поле документа.

Текст документа (19).

Текст документа составляют на российском либо государственном языке в согласовании с законодательством русском Федерации и субъектов
русской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут лишь на российском языке при направлении их в федеративные органы гос власти, органы гос власти субъектов русской Федерации: на компании, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта русской Федерации либо расположенные на местности остальных субъектов русской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.

Подпись (21),

Подпись - это один из главных способов удостоверения документов.
Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.
Подписывается, как правило, лишь первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Гриф согласования (22). Визы (23).

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита
«Подпись» либо на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Но виза может быть оформлена и более коротко: личная подпись и дата.

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Печать (24).

Печать ставят на более принципиальных документах, предусмотренных особыми нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать обязана быть отлично читаема и по способности обязана захватывать часть наименования, должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не употребляются.

Отметка о заверении копии (25).

Заверение копии документа делается для придания ей юридической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи — «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26).

Данный реквизит нужен для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (либо фамилию, имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в согласовании со эталоном, на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об выполнении документа и направлении его в дело (27). Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка о поступлении документа в компанию (28). По способности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и остальные поисковые данные.

1.2. Прием и регистрация документов;

На предприятии различают три главных потока документации:

. входящие документы, поступающие из остальных организаций;

. исходящие документы, отправляемые в остальные организации;

. внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками компании в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение управлением, передачу на выполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, обязана воспринимать к обработке лишь верно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В неприятном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где разъясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно найти адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес публичных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы
ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

. направляемые на рассмотрение руководителю компании;

. направляемые конкретно в структурные подразделения либо конкретным исполнителям.

Без рассмотрения управляющим передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию либо адресованные в конкретные подразделения. Это дозволяет высвободить управляющего компании от рассмотрения маленьких текущих вопросов, решение по которым могут воспринимать ответственные исполнители.

На рассмотрение управления передаются документы, адресованные руководителю компании и документы, содержащие информацию по более принципиальным вопросам деятельности компании.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ обязан исполняться несколькими подразделениями либо должностными лицами, его размножают в подходящем количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую компанию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.
Перед упаковкой службы ДОУ должна проверить правильность дизайна документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы обязаны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы компании передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ обязана систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения управляющего компании для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его сотворения, отправления либо получения".

Как вытекает из определения, регистрация, до этого всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его сотворения либо получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил собственного номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. К примеру, приказ, постановление и т.П. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, выполнения и использования в справочных целях независимо от метода получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа характеристик
(реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнальчик, картотеку, ПЭВМ) для сотворения базы данных о документах учреждения. Таковым образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (компании).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в компанию.

Документы регистрируются один раз. В маленьком учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы обязаны регистрироваться в день подписания либо утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) - т.Е. Чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок выполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход выполнения;

- № дела (куда документ помещен после выполнения)

При регистрации отдельных видов документов, к примеру обращений людей, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично меняются и дополняются. К примеру, при регистрации обращений людей записывается их адрес.

Учреждение имеет право, беря во внимание свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. К примеру, частенько учитывается количество листов, наличие приложений и т.Д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна лишь тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны людей, конфликтные ситуации. К примеру, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно бросить журнальную систему и в том случае, когда поступает совсем незначительное количество документов.

Во всех других вариантах эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и размещение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в аннотацию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме нужно иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их традиционно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таковых карточек заполняется как минимум две.

более рациональной является сейчас регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить поначалу не полностью, до передачи документа руководителю, т.Е. Без резолюции, срока выполнения и исполнителя.
После рассмотрения документа управляющим карточка дозаполняется, т.Е. Эти сведения вносятся в нее.

При четком содействии с управляющим, если управляющий утром просматривает полученную корреспонденцию, можно поначалу дать документы на просмотр руководителю, а потом, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по хоть какому из введённых характеристик.

1. 3. Контроль за исполнением документов;

Контроль играется важную роль в системе документооборота. Контроль выполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.
Контроль выполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода выполнения приказа либо распоряжения, учет и анализ результатов выполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль выполнения документов обхватывает три группы вопросов: контроль выполнения документов по существу содержащихся в них заданий либо поручений. Таковой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть как верно и полно решен вопрос. Такую оценку делает управляющий, или по его поручению - ассистент. Если управляющий удовлетворен решением трудности - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не лишь управляющих всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения; контроль за соответствием документов формам составления и требованиям
ГОСТов. Таковой контроль может осуществлять ассистент, особая контрольная служба либо технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности дизайна документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов. Контроль выполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов инсталлируются сроки их выполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.

Сроки выполнения разделяются на типовые и личные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таковых документов, как: предложения, заявления и жалобы людей - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного исследования и проверки - безотлагательно, но не позже 15 дней; заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позже 7 дней со дня поступления; запрос депутата гос Думы и члена Совета Федерации Федерального
Собрания РФ - в срок до 20 дней;
Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, или в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в 3- дневный срок, требующие дополнительного исследования - в 10-дневный срок; письма компаний и учреждений - 30 дней; приказы и указания министров во выполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку либо в течение 30 дней.

личные сроки выполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях управляющих.
личный срок выполнения документа может различаться от типового срока. Как правило, личные сроки выполнения не обязаны превосходить 10 дней. Если задание сложное и просит согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки выполнения могут продлеваться в связи с дополнительным исследованием и проверкой вопроса, но лишь с согласования лица их установившего и с данной целью нужно заранее известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее выполнение, так и лицо, ожидающее результата по выполнению.

Контроль выполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов: распорядительные документы высших органов гос власти:
Президента русской Федерации, Федерального Собрания русской
Федерации, Правительства русской Федерации; распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области); распорядительные документы органа государственного управления
(постановления губернатора области).

не считая этих документов, на контроль также ставятся: протоколы совещаний при руководителе органа управления; поручения управляющего; входящая корреспонденция; письменные и устные обращения людей.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному выполнению документов, обеспечение получения аналитической информации нужной для оценки деятельности организации и её структурных подразделений, а также конкретных служащих. Для заслуги указанной цели система контроля выполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода выполнения; учет и обобщение результатов контроля выполнения документов; регулярное информирование управляющих органа управления о ходе выполнения документов; снятие исполненных документов с контроля.

Контроль выполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и способы его реализации многообразны. Как правило, более эффективным является простой контроль. Простые формы и способы требуют меньших усилий и более экономичны. К простым организационным формам контроля выполнения можно отнести: контрольные журнальчики; регистрационно-контрольные карточки (картотека); письменные отчеты; проверки;

любая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании хоть какой из них нужно соблюдать одно требование - не ограничиваться дискуссиями об выполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться воплощения конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам либо другого документированного доказательства выполнения. Результаты выполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

4. Передача документов в архив.

Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играется значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета.
Рациональная система хранения обеспечивает не лишь целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность использования ими в хоть какой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно размещаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются либо переплетаются в особых папках, именуемых делами.

размещение в делах документов в зависимости от их характера и назначения делается по тем либо другим из следующих признаков:

. По предметному признаку (по вопросам, по операциям, к примеру, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

. По корреспондентскому признаку (т.Е. По наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

. По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);

. По номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения делается по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится раз в год.
Дела с неизменным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих её. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки шириной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства либо структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт ликвидирования).[2]

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало грядущего архива.

Архивы в зависимости от размера и характера хранимого в них материала разделяются на центральный либо общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов
(прошедших лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

Порядок использования документами из архива:

1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, непременно разрешение управляющего компании.

2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения управляющего, переводить чертежи через кальку.

3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.

4. Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности.

5. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации хоть какого учреждения, компании, компании, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит подтверждением их выполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

не считая того, документирование во многих вариантах является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту постоянно уделяется огромное внимание, в особенности в бухгалтерии, где несвоевременная обработка денежных документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

ЛИТЕРАТУРА

. базы бухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.

. Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N

105 от 29 июля 1983 г.

. Кудрявцев В.А. И др. "Организация работы с документами: учебник -

М.:

ИНФРА-М, 1998

. Государственная система документационного обеспечения управления: главные положения. М., 1996.

. Ожегов С. И. И Шведова Н. Ю. Толковый словарь российского языка. М.,

1994.

. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский

В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей

«Тандем». Изд.-Во Экмос, 1999г.

. главные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.

. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года

№129-Ф3

. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.

. Радченко А. И. Базы государственного и городского управления.

Ростов н/Д., 1997.

. Организация работы с документами. Инфра М.,1998 Г.

. Ю. А. Бабаев Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете

Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение устанавливает порядок сотворения, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими публичными организациями, объединениями, предприятиями учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.

1.2. Действие реального Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.

2. Первичные документы

О внедрении унифицированных форм первичной учетной документации см. Постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835

2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в согласовании с требованиями реального Положения.

2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они обязаны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

Применение бланков устаревших и случайных форм не допускается.

2.4. В отдельных вариантах, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом обязаны соблюдаться требования реального
Положения, общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и картонном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе
АСУ компаний, учреждений и остальных нормативных актов.

2.5. первичные документы для придания им юридической силы обязаны иметь следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа (формы), код формы; б) дату составления; в) содержание хозяйственной операции; г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её дизайна, личные подписи и их расшифровки.

2.6. В нужных вариантах в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, заглавие и адрес компании, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, остальные дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

2.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

2.8. Записи в первичных документах обязаны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается употреблять для записи обычный карандаш.

2.9. Свободные строчки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

2.10. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ компаний, учреждений.

2.11. На предприятии, учреждении управляющим утверждается по согласованию с основным бухгалтером список лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, обязано быть ограничено.

2.12. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть изменены паролем либо иным методом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

2.13. Дополнительные требования к порядку сотворения первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно- материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о основных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка СССР и другими нормативными актами.

2.14. В вариантах, установленных законодательством Союза ССР и союзных республик, а также министерствами и ведомствами, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам серьезной отчетности.

2.15. Порядок использования и учета бланков форм первичных документов серьезной отчетности, а также круг компаний, учреждений, на которых обязаны употребляться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в согласовании с указаниями ЦСУ СССР, Министерства денег СССР и Госснаба
СССР по вопросу об унификации форм первичных документов и об отнесении их в нужных вариантах к документам серьезной отчетности

2.16. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам серьезной отчетности, обязаны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским методом).

2.17. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность дизайна документов, наполнения реквизитов), по содержанию
(законность документированных операций, логическая увязка отдельных характеристик).

2.18. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом управляющего компании, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главенствующего бухгалтера.

2.19. В согласовании с Положением о основных бухгалтерах запрещается воспринимать к выполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и остальных ценностей. Такие документы обязаны быть переданы основному бухгалтеру компании, учреждения для принятия решения.

2.20. Первичные документы, прошедшие обработку, обязаны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке
- оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

2.21. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом либо надписью от руки "Получено" либо "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

3. Учетные регистры

3.1. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, нужная для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.

3.2. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями о по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ компаний, учреждений и методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с внедрением вычислительной техники.

3.3. Информация о хозяйственных операциях, сделанных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неверный текст либо суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст либо суммы. Зачеркивание делается одной чертой так, чтоб можно было прочесть исправленное.

4.3. Исправление ошибки в первичном документе обязано быть оговорено надписью "исправлено", доказано подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

4.4. В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами
Государственного банка СССР.

Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается

4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.

5. Порядок организации документооборота

5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание либо получение от остальных компаний, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

5.2. Работу по составлению графика документооборота организует основной бухгалтер. График документооборота утверждается приказом управляющего компании, учреждения.

5.3. График обязан устанавливать на предприятии, в учреждении оптимальный документооборот, т. Е. Предугадывать наилучшее число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять малый срок его нахождения в подразделении.

График документооборота обязан способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, увеличению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы либо списка работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением компании, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде списка работ приведен в приложении к настоящему Положению.

5.5. Работники компании, учреждения (Начальники цехов, профессионалы, табельщики, работники планово-экономического, денежного отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) Создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, учреждения, в которые представляются указанные документы.

5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет основной бухгалтер.

В согласовании с Положением о основных бухгалтериях требования главенствующего бухгалтера в части порядка дизайна операций и представления в бухгалтерию либо на вычислительные установки нужных документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб компании, учреждения.

6. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров

6.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив компании, учреждения обязаны храниться в бухгалтерии в особых помещениях либо закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных основным бухгалтером.

Бланки серьезной отчетности обязаны храниться в сейфах, металлических шкафах либо особых помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации
(автоматизации).

6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери либо злоупотреблений.

6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве компании, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и остальных учреждений, организаций и компаний, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному основным архивным управлением при Совете Министров СССР.

О хранении документов бухгалтерского учета см. Также Федеральный закон от
21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ

6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает основной бухгалтер компании, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива компании, учреждения работникам остальных структурных подразделений компании, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных вариантах может производиться лишь по распоряжению главенствующего бухгалтера.

6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у компаний, учреждений может производиться лишь органами дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в согласовании с работающим уголовно- процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу компании, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица компании, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. Д.), То с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица компании, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить собственной подписью, печатью).

6.8. В случае пропажи либо смерти первичных документов управляющий компании, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию обстоятельств пропажи, смерти.

В нужных вариантах для роли в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается управляющим компании, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

С введением в действие Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете считать утратившими силу: письмо Министерства денег СССР от 18 октября 1961 г. N 343 "О положении о документах и записях в бухгалтерском учете компаний и хозяйственных компаний и хозяйственных организаций"; письмо ЦСУ СССР и Министерства денег СССР от 28 марта 1972 г. N 17-

8/61 "Об использовании в учете технических носителей информации как документов, имеющих одинаковую силу наряду с другими учетными документами".

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

От 21 ноября 1996 №129-Ф3

О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Принят гос Думой 23 февраля 1996 года

Одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 года

(в редакции Федерального закона от 23 июля 1998 года №123-Ф3)

Подписан Президентом РФ

ГЛАВА II. Главные ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ


Статья 9. Первичные учетные документы

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, обязаны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, обязаны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её дизайна; ж) личные подписи указанных лиц.

3. список лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает управляющий организации по согласованию с основным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются управляющим организации и основным бухгалтером либо уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ обязан быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется вероятным - конкретно после её окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В другие первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что обязано быть доказано подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для воплощения контроля и упорядочения обработки, данных хозяйственных операциях на базе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на картонных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять за свой счет копии таковых документов на картонных носителях для остальных участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, имеющихся контроль в согласовании с законодательством русской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты лишь органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой милицией на основании их постановлений в согласовании с законодательством русской Федерации.

основной бухгалтер либо другое должностное лицо организации с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

-----------------------
[1] Смотри приложение №1
[2] смотри приложение№1


 
Еще рефераты и курсовые из раздела
Транспортные расходы и расходы на рекламу: учет у компаний торговли
Содержание Стр. 1. Учет транспортных расходов по приобретению продуктов 1.1. Транспортные расходы включаются в себестоимость продукта 3 1.2. Транспортные расходы...

Налоговое планирование
ГЛАВА IX НАЛОГОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕнужно иметь в виду не столько побуждения отдельных лиц, хотя бы и самых выдающихся, сколько те побуждения, которые приводят в движение огромные массы...

Летний отчет
1. общественная черта компании. 1. Организационно-правовая форма компании. Открытое акционерное общество «Ахтуба» является правоприемником Мобильного проектно-строительного...

ПБОЮЛ
Организация денежной деятельности ПБОЮЛ. Титульный лист С О Д Е Р Ж А Н И Е. Введение……………………………………………………………………3 1. Правовой статус ПБОЮЛ……………………………………………...4...

Глава 25 НК РФ – новое понятие: «Налоговый учет»
Глава 25 НК РФ – новое понятие: «Налоговый учет». C 1 января 2002 года вступают в действие еще две главы Налогового кодекса: 25 – «Налог на прибыль организаций» и 26 – «Налог на...